Кейс №5: КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система кадрового делопроизводства для управления рабочим поведением сотрудников.

Региональная российская компания FMCG / 13 филиалов / персонал 500 чел.

В результате:
  • Внедрение унифицированной централизованной системы кадрового администрирования и делопроизводства, обеспечивающей текущие и перспективные задачи бизнеса и минимизирующей организационные и правовые риски компании.
  • Проведено обучение руководителей подразделений и исполнителей практическому использованию системы и основам трудового законодательства.
Клиент:

региональная российская компания FMCG / 13 филиалов / персонал 500 чел.
Проект:

Заказчик проекта – Правление компании (собственники, генеральный директор)
Участники проекта: руководители структурных подразделений, бухгалтерия, HR
Длительность проекта: 4,5 месяца
Результат:

  • Внедрение унифицированной централизованной системы кадрового администрирования и делопроизводства, обеспечивающей текущие и перспективные задачи бизнеса и минимизирующей организационные и правовые риски компании.
  • Проведено обучение руководителей подразделений и исполнителей практическому использованию системы и основам трудового законодательства.
Ситуация:

Компания существовала на рынке более 7 лет. Организационная структура представляла собой набор юридических лиц различной организационно-правовой формы. Кадровое делопроизводство в каждом юридическом лице велось бухгалтером и решало только задачи оформления трудовых отношений и ведения текущих операций приема, перевода, увольнения, оформления отпусков и командировок. Не проводилась оценка правовых и организационных рисков.

Правовая грамотность руководителей и бухгалтеров в применении трудового законодательства была низкой. В работе руководствовались устаревшими представлениями о нормах трудового права и были не в курсе последних изменений в Трудовом кодексе и законодательстве по труду. Каждый руководитель юридического лица выстраивал работу с сотрудниками с учетом своих представлений о правах и обязанностях работодателя, не используя все возможности и инструментарий трудового права для достижения нужного бизнесу результата.

Компания взяла курс на централизацию процессов управления и систематизацию бизнеса. Это повлекло за собой необходимость пересмотра трудовых отношений с сотрудниками и ряд кадровых управленческих решений. Руководство компании захотело навести порядок в кадровой документации и построить систему, минимизирующую правовые риски компании и позволяющую реализовывать нужные компании кадровые решения.

Решение в теории: внедрение унифицированной системы кадрового делопроизводства, настроенной под текущие задачи бизнеса

Реализация.

Основными этапами внедрения были:

  1. Проведение аудита и анализа действующей системы администрирования трудовых отношений компании, выявление и проработка потенциальных организационных и правовых рисков и потребностей компании;

  2. Разработка актуальных локальных нормативных актов по процессам управления персоналом и кадровым операциям, полного пакета форм и шаблонов всех документов кадрового администрирования;

  3. Разработка пошаговых инструкций и методических материалов по ведению кадрового делопроизводства;

  4. Разработка рекомендаций по кадровому администрированию, учитывающих специфику операционной деятельности компании;

  5. Разработка алгоритмов работы с проблемными сотрудниками;

  6. Разработка и проведение обучение сотрудников практическому применению инструкций и методических материалов по кадровому делопроизводству;

  7. Разработка и проведение обучения руководителей подразделений практике применения локальных нормативных актов по управлению персоналом и трудового законодательства в повседневной работе с сотрудниками;

  8. Формирование дорожной карты внедрения актуализированной системы кадрового администрирования;

  9. Сопровождение внедрения системы.

Кадровое делопроизводство стало инструментом документирования и управления рабочим поведением сотрудников, отвечающим требованиям и стратегии бизнеса. Во время аудита были выявлены и систематизированы реалии ведения бизнеса и проработаны отвечающие требованиям законодательства алгоритмы их реализации. Это было закреплено в локальных нормативных актах компании по управлению персоналом, которые были внедрены как единые для всей компании.

Все операционные процессы компании по управлению персоналом и кадровые операции были описаны в виде пакета документов, включающих в себя:

- инструкцию по ведению документации со сроками и обязательными требованиями;
- памятку (блок-схему) с вариантами;
- формы документов;
- образцы заполнения;
- алгоритм действий в сложных и нестандартных ситуациях;
- базу нормативных актов, определяющих данный процесс;
- план анализа и минимизации возможных рисков;
- чек-лист самопроверки исполнителя.

Для исполнителей, ответственных за ведение кадровой документации, была подготовлена презентация системы и проведено обучение работе в этой системе. В результате обучения все исполнители получили одинаковый инструментарий и общую синхронизированную схему работы.
Программа обучения специалистов, ответственных за ведение кадрового делопроизводства
Руководителей структурных подразделений интересовал больше аспект управления рисками, алгоритмы работы с проблемными сотрудниками и управления рабочим поведением сотрудников. Для них было проведено обучение по другой программе, где главным стала практика применения норм трудового законодательства для реализации нужных бизнесу решений с правильно оформленной документарной поддержкой.
Программа обучение руководителей
Завершающей стадией проекта было составление дорожной карты по внедрению системы во всех филиалах компании. Для этого был составлен план-график и чек-лист для каждого филиала по готовности и внедрению необходимых элементов системы КДП.

Узнайте, почему вы до сих пор работаете внутри бизнеса, а не над бизнесом и как изменить это в кратчайшие сроки

Бесплатный аудит системы управления персоналом* вашего бизнеса от Анастасии Новосёловой

*Согласно исследованиям BIG4 (PwC) - затраты на персонал составляют до 55% бюджета российской компании